生成AIの社内導入で、会議後の決定事項を「確認待ち一覧」にする限定試行

定例会議のあとに決定事項・担当者・期限が散らばるなら、最初から議事録を自動配信する必要はありません。会議メモから確認待ち一覧を作り、出席した責任者が担当と期限を確認する一つの試行に絞ります。

まず整理する項目

対象業務	一つの会議種別で、会議メモから決定事項・担当候補・期限候補を確認待ち一覧へ並べる
入力範囲	利用を許可した会議メモだけを使い、扱わない情報と持ち出さない範囲を先に決める
AIが準備すること	決定事項、担当候補、期限候補、根拠になった記載を分けて一覧化する
人が判断すること	会議の責任者が内容、担当、期限、通知の要否を確認し、確定と例外対応を決める
限定試行	同じ会議種別を3回まで、外部への送信を行わずに試し、各回の不明点を記録する
人に戻す条件	担当や期限が読み取れない、外部への約束に関わる、扱う情報の範囲が不明な場合は確定せずに渡す
試行後の確認	一覧の抜け・誤り・確認に必要だった時間を見て、継続・修正・停止を人が決める

一度に広げず、対象業務を一つに絞ります。入力、出力、例外、人が最終判断する条件を確認し、限定した試行から記録を残します。結果は期待ではなく、実際に起きた手戻りと確認工数を見て扱います。

相談時には、会議の種類、共有してよいメモの範囲、確認する責任者、外部通知を行わない条件を整理します。