生成AIの社内導入で、社内申請の不備確認を「確認待ち一覧」にする限定試行

社内申請を受け付ける前に、記入漏れや確認が必要な条件を人が毎回読み直しているなら、受付や差し戻しを自動化する前に、確認待ち一覧を作るだけの試行に絞れます。

まず整理する項目

対象業務	定型の社内申請を一種類だけ選び、受付前の確認待ち一覧にする。例として社内ツールの利用申請に限定する
入力範囲	利用を許可した申請書のサンプルだけを使う。個人情報、認証情報、顧客情報、扱う範囲が不明な記載は含めない
AIが準備すること	必須項目の未記入、記載同士の不整合、確認が必要な条件と該当箇所を一件ずつ並べる
人が判断すること	担当者が申請内容の妥当性、受付・差し戻し、権限付与の要否、申請者への連絡を決める
限定試行	同じ申請書式を10件まで、サンプルまたは許可済みの非機微データで確認する。自動受付、権限変更、申請者への送信は行わない
人に戻す条件	必要な根拠がない、扱う情報の範囲が不明、権限や利用方針に関わる、または例外的な内容なら確定せずに担当者へ渡す
停止・見直し条件	確認待ち一覧が人の確認に使えない、入力範囲を保てない、または例外が続くときは試行を止める。記録を見て継続・修正・停止を人が決める

一度に広げず、対象業務を一つに絞ります。入力、出力、例外、人が最終判断する条件を確認し、限定した試行から記録を残します。結果は期待ではなく、実際に起きた手戻りと確認工数を見て扱います。

相談時には、対象にする申請種別、使えるサンプルの範囲、確認する担当者、受付や連絡を自動化しない試行条件を整理します。