生成AI導入の費用を検討する前に、週次進捗メモの確認待ちを試す方法

AI導入費用を比べる前に、どの作業をどこまで試すかをそろえます。週次進捗メモを自動で共有・更新するのではなく、確認待ちを一覧にして担当者が次の対応を決める一業務だけを試行対象にします。

まず整理する項目

対象業務	同じ書式の週次進捗メモから、未確認の依存事項・確認先・次の対応候補を確認待ち一覧にする
入力範囲	利用を許可したサンプルの進捗メモだけを使い、個人情報、顧客情報、認証情報、扱う範囲が不明な記載は含めない
AIが準備すること	未確認の事項、根拠になった記載、確認先候補、次の対応候補を分けて一行ずつ並べる
人が判断すること	業務責任者が内容の正確さ、優先順位、担当、期限、共有や更新の要否を決める
限定試行	一つのチームの同じ書式に限定し、5件までを下書きとして確認する。外部送信、記録の更新、他業務への展開は行わない
人に戻す条件	根拠が読み取れない、優先順位や権限の判断が必要、外部への約束に関わる場合は確定せず業務責任者へ渡す
停止・見直し条件	入力範囲を保てない、確認待ちが実務判断に使えない、または例外が続く場合は試行を止める。継続・修正・停止は記録を見て人が決める

一度に広げず、対象業務を一つに絞ります。入力、出力、例外、人が最終判断する条件を確認し、限定した試行から記録を残します。結果は期待ではなく、実際に起きた手戻りと確認工数を見て扱います。

相談時には、対象にする週次進捗メモの書式、利用を許可する範囲、確認する業務責任者、更新や送信を行わない試行条件を整理します。